ویژگی‌های مسئول دفتر
مسئول دفتر
تعریف کلی در مورد مسئول دفتر
عضوی از سازمان ویا مجموعه که به‌عنوان همیار مدیر فعالیت نموده و مجرای ارتباطی وی با سازمان و سازمان با مدیر است. این شخص کارهای حوزه مدیریت را برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی نموده و انجام می‌دهد.
موسسه بین‌المللی کاریابی کاردار در این مقاله قصد دارد تا با بررسی مسائل مربوط به شرح وظایف مسئول دفتر را به زبانی ساده‌تر شرح دهد.
منشی در لغت به معنای ایجادکننده، بوجودآورنده و ابداع کننده می باشد. اما در کسب و کار و ادبیات روزمره منشی یا مسئول دفتر به شخصی گفته می‌شود که توسط شرکت یا سازمانی استخدام می گردد که توانایی انجام وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه مدیریت، تنظیم جلسات، نامه نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف، کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی را داشته باشد .همانطور که میدانیم اولین نقطه تماس اشخاص بیرونی با شرکت‌ها مسئول دفتر بوده و نحوه رفتار و تعامل این فرد با ارباب و رجوع نقش مهمی در ایجاد تصور شرکت در ذهن افراد دارد. لازم بذکر است که مسئول دفتر مدیریت مستقیماً زیرنظر مدیر عامل انجام وظیفه نموده و مسئولیت هماهنگی تمامی برنامه‌های مدیریت عامل را برعهده دارد.
اگر شما نیز علاقه‌مند به این شغل پرطرفدار می‌باشید تا پایان این مقاله با موسسه کاریابی کاردار، بزرگترین موسسه بین‌المللی زیر نظارت وزارت کار همراه باشید.
مزایای به‌کارگیری مسئول دفتر حرفه‌ای
- تحقق برنامه‌ریزی‌های مدیر با پیگیری مؤثر اهداف مشخص‌شده توسط مدیر یا سازمان
- بهبود ارتباط واحد در ارتباط با سایر واحدها
- بهبود ارتباطات در برقراری ارتباط با مشتریان و سایر افراد بیرونی
تعیین وظایف مسئول دفتر پیش از شروع کار وی در هر مجموعه‌ای منجر به ایفای نقش مؤثر وی در موفقیت شرکت خواهد بود.
مسئول دفتر واحد سازمانی
شرکت‌های بزرگ به‌منظور تحقق اهداف مرتبط با واحد خود در هر واحد یک مسئول دفتر را جذب نموده و در این حالت مسئول دفتر تحت نظارت مدیر یا معاونت واحد، بخش سازمانی فعالیت می‌نماید مانند مسئول دفتر معاونت مالی اداری، مسئول دفتر حسابداری و غیره.
·مسئول دفتر مدیریت ارشد
مسئول دفتر ارشد تحت نظارت مدیریت ارشد (مدیرعامل، هیئت‌مدیره و …) فعالیت می‌نماید.
تجهیزات موردنیاز:
- كامپیوتر و تجهیزات وابسته
- دارایی‌های ثابت و جاری در سطح متعارف واحد
- منابع اطلاعاتی
مهارت‌های عمومی
- پیگیری
- روابط عمومی بالا
- اعتمادبه‌نفس بالا
- مسئولیت‌پذیری
- مدیریت استرس
- خلاقیت
- مدیریت زمان
- تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان
مهارت‌های تخصصی
- تسلط بر نرم‌افزارهای Office
- توانایی انجام مکاتبات اداری
- آشنایی با زبان انگلیسی
- آشنایی با تایپ انگلیسی و فارسی
- توانایی گزارش دهی
مهم‌ترین ویژگی‌های فردی شغل :
- روابط عمومی عالی
- خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه
- پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
- حافظه خوب و حضور ذهن
- صبر و تحمل بالا
- رازداری در فعالیت‌های اداری
- رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
- متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت
شرح وظایف مسئول دفتر
- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت ارشد
- اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
- پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان
- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
- تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات به مدیر مربوطه
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
- برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
- هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
- دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
- تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق
- تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق
- اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
- دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان
- شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
- پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
- پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به‌صورت حضوری
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و …)
- ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق
- هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده
- شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل، چاپ و …
- درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
- هماهنگی با تأمین‌کننده جهت دریافت خدمات نظیر آژانس هواپیمایی و …
- ثبت گزارش‌های تنخواه و اعلام به مدیر مافوق
- جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق
- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
- درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
- همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع موردنیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی.(طرح‌ریزی بودجه واحد)
- ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه
- ارائه پیشنهاد‌ها جهت بهبود فعالیت‌های واحد
- درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباق‌های بالفعل و بالقوه
- انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق
الزامات عملكردی:
- نیروی تمام‌وقت (44) ساعت در هفته
- آمادگی مأموریت داخل و خارج
- امكان حضور و یا پیگیری خارج از ساعات اداری
شرایط احراز:
- كارشناس با حداقل یك سال سابقه كار مرتبط
- آشنایی نسبی با زبان انگلیسی
- آشنایی با كامپیوتر و نرم‌افزار Office
تفاوت مسئول دفتر و منشی چیست؟